In vielen Digitalisierungsprojekten sprechen Fachbereich und IT unterschiedliche Sprachen – und wundern sich, wenn die Lösung am Alltag vorbeigeht. Aus meiner Praxis als Projektleiter Digitalisierung zeige ich, warum die Brücke zwischen beiden Seiten der eigentliche Erfolgsfaktor ist und wie man sie bewusst baut.
Zwei Welten, ein gemeinsames Ziel
Wer Digitalisierung in einer Organisation vorantreibt, trifft schnell auf ein vertrautes Bild: Der Fachbereich kennt die Abläufe, die Ausnahmen und die ungeschriebenen Regeln. Die IT kennt Systeme, Schnittstellen und Architektur. Beide wollen eine Lösung, die funktioniert. Und trotzdem entsteht oft Abstand.
Der Fachbereich formuliert Wünsche in der Sprache des Alltags. Die IT übersetzt sie in technische Konzepte. Dazwischen gehen Nuancen verloren: Was «einfach und schnell» für die Fachseite heisst, bedeutet für die IT manchmal einen tiefen Eingriff in bestehende Systeme. Was «sauber und wartbar» für die IT ist, wirkt für die Fachseite wie zusätzliche Hürden.
Ich habe gelernt: Das Problem ist selten mangelnder Wille. Es ist fehlende gemeinsame Sprache – und zu wenig Zeit am selben Tisch.
Anforderungen entstehen nicht im Lastenheft allein
Ein klassischer Fehler ist, Anforderungen als reine Dokumentenübung zu behandeln. Ein Lastenheft wird geschrieben, übergeben, technisch bewertet und umgesetzt. Am Ende steht etwas, das den Text erfüllt – aber den Alltag nur teilweise.
Gute Anforderungen entstehen im Dialog. Das bedeutet:
- Abläufe gemeinsam durchgehen, nicht nur in PowerPoint, sondern anhand realer Fälle.
- Ausnahmen sichtbar machen. Genau dort scheitern Lösungen oft, weil der Idealfall geplant wurde und der Alltag anders aussieht.
- Prioritäten klären. Nicht alles, was wünschenswert ist, muss im ersten Release stehen. Wer gemeinsam priorisiert, schafft Fokus und Vertrauen.
- Fachbegriffe und IT-Begriffe übersetzen. Was ist ein «Fall», was ein «Objekt», was ein «Workflow»? Solche Klärungen sparen später teure Missverständnisse.
Als Projektleiter Digitalisierung sehe ich meine Rolle oft genau hier: nicht als Vertreter nur einer Seite, sondern als Übersetzer und Moderator zwischen Fach und IT.
Was die Brücke konkret braucht
Eine tragfähige Zusammenarbeit zwischen Fachbereich und IT entsteht nicht von selbst. Sie braucht Struktur:
1. Frühe Einbindung statt später Abnahme
Wenn die Fachseite erst bei der Abnahme zum Zug kommt, ist der Spielraum klein. Besser ist es, sie von Anfang an in Workshops, Prototypen und Entscheidungsrunden einzubinden. Wer mitbaut, versteht die Kompromisse – und steht hinter dem Ergebnis.
2. Feste Ansprechpersonen auf beiden Seiten
Wechselnde Teilnehmerinnen und Teilnehmer in jedem Meeting kosten Tempo und Klarheit. Klare Rollen helfen: wer entscheidet fachlich, wer technisch, wer priorisiert Konflikte.
3. Sichtbare Zwischenergebnisse
Lange Phasen ohne sichtbaren Fortschritt erzeugen Unsicherheit. Kleine, vorzeigbare Schritte – ein Prototyp, ein geklärter Prozess, eine erste Integration – halten beide Seiten im Gespräch.
4. Gemeinsame Erfolgskriterien
«Das System ist live» ist kein ausreichendes Ziel. Besser: Welche Arbeitsschritte werden kürzer? Welche Fehler sinken? Welche Informationen sind schneller auffindbar? Wenn Fach und IT denselben Massstab teilen, zieht die Diskussion in die richtige Richtung.
Change beginnt schon bei der Anforderungsklärung
Oft wird Change Management erst kurz vor dem Go-live geplant. Dabei beginnt Veränderung viel früher: in dem Moment, in dem Fachbereiche ihre Arbeit neu beschreiben und IT neue Wege vorschlägt.
Wer Anforderungen gemeinsam erarbeitet, bereitet Change bereits vor. Die Menschen verstehen nicht nur, was kommt, sondern warum bestimmte Entscheide so gefallen sind. Das reduziert Widerstand später – nicht weil man «überzeugt» hat, sondern weil man mitgenommen hat.
Schulungen und Key-User verstärken diesen Effekt. Sie sind die Verlängerung der Brücke in den Alltag: Menschen aus dem Fachbereich, die das System kennen und Fragen im Team beantworten können, sind oft wirksamer als jede zentrale Hotline.
Meine Erkenntnis
Digitalisierungsprojekte scheitern selten an fehlender Technik. Sie scheitern daran, dass Fach und IT zu lange getrennt arbeiten und erst spät versuchen, ihre Welten zusammenzufügen.
Meine Empfehlung: Bauen Sie die Brücke bewusst. Planen Sie Zeit für gemeinsame Workshops, für Übersetzung und für Priorisierung. Machen Sie die Rolle des Übersetzers sichtbar – ob sie beim Projektleiter, bei der Business-Analyse oder bei Key-Usern liegt. Und messen Sie Erfolg nicht nur am Go-live, sondern daran, ob die Lösung im Alltag der Fachbereiche ankommt.
Wenn Fach und IT denselben Tisch teilen, entsteht mehr als ein System. Es entsteht eine Lösung, die getragen wird.
Serge Tumelero, dipl. Chief Digital Officer NDS HF
